Retrouvez notre entier dossier consacré au COVID-19 ici
Pour préparer au mieux le déconfinement de votre société, nous ne pouvons que vous recommander chaudement d’associer vos représentants du personnel. En effet, un grand nombre de mesures obligatoires (voir ici et ici notamment) nécessitent leur approbation préalable.
Mais comment réunir les représentants du personnel de mon entreprise alors qu’il convient de limiter les réunions en présentiel ?
Pour concilier la nécessaire concertation en entreprise et le respect des gestes barrières, l’article 6 de l’ordonnance n°2020-389 du 1er avril 2020 portant mesures d'urgence a précisément aménagé les modalités de réunion en disposant :
" Par dérogation aux dispositions des articles L. 2315-4 et L. 2316-16 du code du travail, le recours à la visioconférence est autorisé pour l'ensemble des réunions du comité social et économique et du comité social et économique central, après que l'employeur en a informé leurs membres.
Le recours à la visioconférence est autorisé dans les mêmes conditions pour l'ensemble des réunions des autres instances représentatives du personnel régies par les dispositions du code du travail.
Le recours à la conférence téléphonique est autorisé pour l'ensemble des réunions des instances représentatives du personnel régies par les dispositions du code du travail, après que l'employeur en a informé leurs membres".
Vous pouvez donc avoir recours, de manière illimitée la visioconférence ou l'audioconférence, même en l'absence d'accord collectif.
En conséquence, si vous souhaitez réunir virtuellement vos représentants du personnel, il vous faudra :
- En informer en amont les membres du CSE,
- Vous assurer que le dispositif technique choisi pour mettre en oeuvre la visioconférence ou l’audio conférence permet de garantir l'identification des membres du CSE et leur participation effective (les applications classiques permettant les conférences sont suffisantes à cette fin)
- Vous assurer que le vote pourra s'exercer simultanément (pas de dates différentes entre les différents membres) et que les salariés pourront disposer de la même durée pour voter.
- Attention, en cas de vote à bulletin secret vous devrez veiller à utiliser un moyen susceptible de garantir l'anonymat (de nombreuses applications existent à cet effet).
Nous vous conseillons également de ne pas laisser de côté les validations des Procès Verbaux, il a par exemple été retenu, assez durement, que la société AMAZON FRANCE ne démontrait pas avoir correctement sondé ses représentants du personnel dans la mise en place des mesures de sécurité faute de procès verbaux dûment validés… Le cas échéant, et compte tenu de l’éloignement, une signature électronique peut tout à fait être envisagée.
Sur la mise en place des formalités afférentes à ces réunions essentielles, n’hésitez pas à consulter notre cabinet qui vous accompagnera dans l’ensemble de vos démarches.